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なぜ話が伝わらない?「伝わる」説明のしかた3つのコツ

伝わる説明

突然ですが、みなさんに質問があります。

可視光の波長はおよそ400 ~ 700 nmで、この範囲の光を人間の眼は感じることができて・・・

空が青いのってなんでか知ってる?!

どちらの言葉に興味をそそられますか?

下のほうが「えっ?なんで!?」とその先を聞いてみたくなりますよね。

わたしはこれまで高校で理系を選択してからおよそ20年、「理系男子」として生きてきました。「理系男子」という言葉も曖昧で、みなさん色々なイメージを持っているかと思います。

わたしの場合、気のおけない仲間との会話では凄く盛り上がるものの、いざ人に説明する場面では上の例で示したような説明口調で難しいことを難しく話してしまう、そんなタイプでした。いわゆる自分の好きなことを一方的にとことん話してしまうタイプ。

他人が分からないことを難しい言葉で説明することで、なんかカッコイイ、自分!みたいなそんな10代~20代前半を過ごしていました。
言葉はあれですがいわゆる「中二病」だったんです。

大学に入ってからおよそ10年間研究者として過ごし、今は研究職を離れIT系サラリーマンとして働く中で、専門でない方々に説明する場面が多くなりました。

これがなかなか伝わらないんです。
たとえば、自分が持ち込んだ企画を上司に説明しても、なかなか上司から「承認」がもらえなかったりします。

ヨシタカ
ヨシタカ
どうやったら相手に伝わるんだろう?
こんなに一生懸命説明しているのに。
「承認」してくれたっていいじゃないか。

上司から「承認」をもらうためにどうすればいいか悩む日々でした。

ある日、ふとなるべく専門用語を使わないようにし、言いたいことをはじめに説明しました。たとえ話もいっぱいしました。相手へのメリットを熱く!デメリットは困った顔で説明しました。そうしたら、上司の反応が変わったんです。ようやく話を聞いてもらえるようになりました。

ここに話し手と聞き手のギャップがあることに気付いたんです。
相手に「伝わる」ためには、このギャップをいかに埋めるかがとても重要になるんです。

自分がどう説明したいかではなく、相手がどう受け取るか考える

ここに気づけたのはとても大きかったです。

伝わる説明のしかたのコツが少しでもみなさんに伝えられたらと思い、この記事を書いてみました。

「伝わる」説明のしかたには3つのコツがあります。

「伝わる」説明のしかた3つのコツ
  1. 印象をコントロールする
  2. 論理性を高める
  3. 具体性を高める

そもそも「伝わる」ってなに?

「伝わる」ってどういうことなのかなと、少し考えてみました。
「伝える」と「伝わる」ってイメージが違います。

「伝える」と「伝わる」の違いはこのような感じです。

伝わるフロー

さきほど紹介したエピソードでは、わたしが「上司から承認をもらう」ことを期待し、上司に「情報」を「伝える」ことをしましたが、「伝わらない(承認がもらえない)」という流れになります。

ここでは、「伝える」ことで相手に自分が期待した行動をしてもらう=「伝わる」と定義したいと思います。

印象をコントロールする

まず1つ目のコツは「印象をコントロールする」です。

相手に興味をもってもらうために、自分の情報を渡したり見た目を変えたり感情表現を豊かにすることで相手からの印象をコントロールします。

自分の情報を渡す

冒頭で、「30代」、「IT系」、「サラリーマン」と自己紹介したのは、まずこの記事を読んでいただいた方にイメージを持ってもらいたかったからです。

  • 30代
  • IT系
  • サラリーマン

とカテゴライズすることで、どんな人が言っていることなのか、相手にイメージを持ってもらえます。

「30代」、「IT系」、「サラリーマン」ならプログラミングとかしてる中堅の会社員なのかぁ、
など何か興味をもっていただけたのなら幸いです。

このイメージ次第で、話す内容について相手の感じ方がだいぶ変わります。
上司と部下、先生と生徒、友人同士など、相手との関係性って非常に重要です。

よくありますよね。あの人が言うんだったらまぁそうなのかも、みたいな。

見た目を変える

セルフプロデュースにも繋がりますが、ビジネスの場面で、スーツの人が話す場合と、ジーパンにサンダルで話す場合で、内容が全く同じでも相手の感じ方が変わってくる、というとイメージが湧きやすいでしょうか。

かの有名なアップル社の設立者であるスティーブ・ジョブスのように服装含めてその人なんだと分かってもらえれば関係ないのかもしれません。これは有名人の場合であって、お互い知らない関係の中で見ず知らずの初対面の方とお話する場合は、格好や見た目、表情ってとても重要だと思います。

感情表現を豊かにする

感情表現を豊かにすることで、話している内容が楽しい話なのか、困った話なのか、直感的に伝えることが出来ます。

ヨシタカ
ヨシタカ
基本は笑顔で♪
ヨシタカ
ヨシタカ
ネガティブな情報は困り顔で・・・
ヨシタカ
ヨシタカ
一番伝えたいことはジェスチャー付きで!

聞いてもらっている人にぱっと見でなるべくわかりやすくすることが重要です。

論理性を高める

次に、2つ目のコツは「論理性を高める」です。

って書くと難しそうですが・・・。

相手に「伝わる」ポイント、それは・・・

とにかく、相手を迷子にさせないことです。

迷子にさせないために、5つのステップがあります。

5つのステップ
  1. テーマとメッセージを明確に伝える
  2. 全体像を示す
  3. イメージを強化する
  4. 位置づけを明確にする
  5. おさらいする

テーマとメッセージを明確に伝える

「話のテーマ」と「メインメッセージ(最も伝えたいこと)」をシンプルに一文で伝えます。

今回は、相手に「伝わる」コツについてご紹介したいと思います。

というようにテーマは何か、まず初めに伝えます。

メインメッセージは、長すぎず短すぎずメッセージ性を持たせます。

「伝わる」コツを3つご紹介したいと思います。

こちらが今回のメインメッセージです。

全体像を示す

伝える内容の全体構成と要点を伝えます。

要点をキーワード化しておくと良いです。

今回は、論理性、具体性、印象付けの3つをキーワードとしています。

イメージを強化する

より相手の理解・納得が得られるように、話を補強します。

イメージの強化方法
  • 理由(~だから)
  • 具体例(具体的には・・・)
  • 比喩、言い換え(たとえば・・・)

ありありと情景が目に浮かぶことを意識するといいですね。

位置づけを明確にする

全体と部分、関係性を明確にします。

冒頭で「3つのコツがあります!」というように、構成要素の数とキーワードを繰り返し伝えます。

また、「ここが一番重要なんだよね」とか「もう一度言うね」など重要なところは再度伝えると相手の注意をひくことができます。

よく言いますよね。

大事なことなので2回言いました

というフレーズ。

おさらいする

最後におさらいをします。

メインメッセージとポイントは確実に伝えます。

相手の記憶に残るような追加メッセージがあるとなお良いです。

そして、話の終わりを告げます。

ここまでが5つのステップです。

相手に伝わるためのポイント

相手に伝わるためのポイントとして最も大事なことは

相手の思考をナビゲート

してあげることです。

標識

こんな風に画像を入れてあげることで、とっても印象に残りますよね。

たとえば、標識の画像を入れることでナビゲートのイメージをもってもらうことが出来ます。

具体性を高める

最後に、3つ目のコツは「具体性を高める」です。

具体性を高めるためには、5つのコツがあります。

具体性を高める5つのコツ
  1. 比喩・たとえを入れる
  2. 事例・エピソードを入れる
  3. 数字・データを示す
  4. お墨付きであることを示す
  5. 比較・対比をする

これを全ていっぺんにやるのはなかなか大変ですが、少しでも取り入れることで分かりやすい説明になります。

比喩・たとえ

比喩・たとえについてですが、この1粒にレモン100個分のビタミンが!とか東京ドーム10個分の広さ!とかそういう相手にイメージを持ってもらいやすいことが伝えられると良いと思います。

エピソード

エピソードについてですが、これは思わず相手があるある!と思ってもらえるようなシーンがあることが望ましいです。

たとえば、冒頭で上司からなかなか承認をもらえないエピソードをご紹介しましたが、いわゆるここが導入文になってまして、「伝わる」というキーワードを印象づけているポイントになります。

数字・データ

数字・データについては、たとえば総務省のデータなど公式のデータがあると説得力が増すかと思います。相手の納得感があるといいですね。赤いのは3倍速い!!とかでもいいかもしれません。

お墨付き

お墨付きについては、どこそこの大学教授が推薦!とか、ある有名人がオススメしてます!などです。ミシュラン・ガイド3つ星レストランって宣伝されると思わず行きたくなりますもんね。

比較・対比

比較・対比については、たとえば、欧米では・・・だけど日本では・・・とか、あそこでは・・・だけどこっちでは・・・とかうまく使えるとイメージがわくと思います。

この記事の冒頭で文章の比較をしたのも、この手法です。

まとめ

「伝わる」説明のしかたのコツとして、印象付け論理性具体性についてご紹介しました。

どれか少しでも高めることができれば、相手に「伝わる」度合いは増していきます。

それでは、「伝わる」説明のしかたのポイントについてまとめます。

「伝わる」説明のしかた3つのポイント
  1. 聞いてもらう人に抱いてほしいような印象づけをする
  2. 何についての話なのか、テーマを明確に伝える
  3. 理由・具体例・たとえなどを用いて情報を肉付けする

これを数式化するとこんな感じになります。

伝わる度合い
=誰が×何を×どう話すか

どれかがゼロになってしまうだけで全く伝わらない話になってしまうので要注意です。

ぜひ読んでいただいたあなたに少しでも伝わっていれば幸いです。

ヨシタカ
ヨシタカ
ちなみに「空が青い理由」
青い色は空気中で他の色より散らかりやすいからです。

波長が他の色より短い青色は微粒子とぶつかりやすく、いっぱい散らかるので青が目立っているんです。じゃあ、夕焼けはなんで赤いの?って気になりますよね。
ここまで聞いている人を惹き付けられれば大成功です♪

高校物理で学ぶ「波長」や「分散」についての導入になります。
もしご興味ありましたら、ぜひこのエピソード使ってみてください^^

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