ライフハック

仕事にも家事にも使える!自分を変える3つの時短術

時短術

こんにちは、通勤往復4時間、2児の父、30代サラリーマンのヨシタカです!
今回は時短ネタをご紹介します^^

わたし「時短」「ラク家事」などの言葉にめっぽう弱いんです。出来ればラクしたいし、なるべく面倒くさいことをしたくない。

ただし、好きなことって面倒だと思わないですよね。
たとえば、わたしの「ラズパイいじり」。なかなかうまく動作しなかったところが解決するとめちゃくちゃ楽しいんです!!
ピアノの練習もしかり。別に弾かなくても困らないけど、たとえば大好きな久石譲さんの曲をちょっとずつ1小節だけでも練習して、自分で弾けるようになるとめっちゃ楽しい!!

これはなぜ楽しいかというと、出来なかったことが出来るようになる達成感が心地良いんでしょうね。

でも仕事や家事はつらい。誰も褒めてくれない。むしろ文句言われるし。
いや、別に褒められたくてしているわけでもないんですけどね。。

ヨシタカ
ヨシタカ
仕事や家事ももっとなんとかならないかなぁ

と考えていたら、いい本に巡り会いました。

え?トヨタで時短?トヨタってクルマのメーカーじゃん!と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、参考になることがいっぱいありましたので、これまでに学んだ時短術をご紹介します^^

トヨタというとカンバン方式とかトヨタ式カイゼンとかかなり有名ですよね。

このトヨタ式の時短術は製造業でない仕事やさらには家事にも役立つと思います^^

今回お伝えしたいことは3つです。

時短の3つのコツ
  1. あらゆる基本は『2S』
  2. 自分の『動き』を意識
  3. 動きの『質』を意識

少しでも時短して、本当にやりたいことに時間を使いましょう!!というのが今回のテーマです。

あらゆる基本は『2S』

時短の基本中の基本、それは2Sの徹底です。

さてさて、2Sって何だと思います?
2Sではなく5Sという言葉を耳にしたことがある方もいらっしゃるかもしれません。

正解は・・・

整理・整頓!

ちなみに5Sだと、

  1. 整理
  2. 整頓
  3. 清掃
  4. 清潔
  5. 躾(しつけ)

です。

なんだよ、小学生の頃から整理・整頓は大事!って言われてるよ、と思われる方もいらっしゃるかもしれません。でも小さい頃から言われていることって、それってすごく大事なことなんです!

ここで改めて整理・整頓の定義を見てみましょう。

  • 整理とは必要なモノとそうでないモノを区別し、必要でないモノを捨てること
  • 整頓とは整理して残った必要なモノを分かりやすく表示させていくこと

なによりも「モノを探す時間」を減らすことが重要なんです。

みなさんは働く人が仕事中にモノを探す時間ってご存知ですか?

150時間/年

なんですって。

これって1年で1ヶ月くらい「モノ探し」している時間なんです。すごいですよね。わたし、よくよく考えてみると、急に過去の資料が必要になったときにフォルダやファイルを探してなかなか見つけられないことってあります。。あるあるだなぁと思いました。

家の中でもそうです。わが家では、はさみ、爪切り、体温計がよくなくなるんです。たいがい子供(2才児)がどこかに持っていってしまったり、朝の保育園のバタバタでポイッとどこかに置いたままにしたり。

この探す時間がモッタイナイ!

整理・整頓して時間を創出しましょう、ってことです。

製造業では自分たちの動きを観察して計測して改善するのは当たり前なんだとか。

  • モノの住所を決めて名前をふったり。
  • 複数同じものがある場合は番号をふったり。
  • よく使うものは真ん中に置いたり。

様々な工夫がされています。

トヨタではこんな訓示があるそうです。

トヨタ
トヨタ
遅い人がいてもその人を責めるものではない。人を責めるな、仕組みを責めろ。

これは意識が変わりましたね。
仕組みづくり、さっそく取り組んでみようと思います。

自分の『動き』を意識

2つ目は自分の『動き』を意識です。

動きの目的を意識

みなさんはは何かするときに、「何のために」を意識したことありますか?

有名なイソップ寓話があります。「3人のレンガ職人」です。

旅人が道を歩いているとレンガを積んでいる3人の職人に出会います。

ヨシタカ
ヨシタカ
ここで何をしているのですか?

1人目は

Aさん
Aさん
レンガを積んでいるのさ

と答え、辛くて不公平だと考えていました。

2人目は

Bさん
Bさん
大きな壁を作っているのさ

と答え、家族を養うために仕事があることに感謝していました。

3人目は

Cさん
Cさん
歴史に残る偉大な教会を作っているのさ

と答え、教会の完成をイメージし、そこに訪れる人々の幸せまで考えていました。

というお話です。同じ仕事をしているはずなのに、この3人の違いは何でしょう?それは、「目的」を持てているかどうか。
「ただレンガを積んでいる」のと「教会を作るためにレンガを積んでいる」のでは、大きな差がでるんです。

目の前の仕事をすることで、世の中がどんなふうに変わるのか?誰をどんな状態にしたいのか?

これを考えると、仕事や家事に対する考え方が少し変わりました。

動きを制御

時短とは「時間を短縮」することです。動きを制御(コントロール)することで時間を短縮することができます。

ここでのコツは3つあります。

  1. 1つ1つのタスクを時間で区切る
  2. 邪魔なものを排除する
  3. 動きの時短をする

1つ目の1つ1つのタスクを時間で区切ることで、リアルに時間を計測するどんなことにどれだけ時間がかかっているかが明確になります。

2つ目の邪魔なものを排除することで、余計な時間が削減できます。
みなさんは自分の時間が何に邪魔されているか?考えたことありますか?たとえばわたしの場合はスマホの通知を排除してみました♪

3つ目の動きの時短をすること。これは、目の前の動きを短縮化できないか調べることが重要です。

たとえばみなさんは何か分からないことを調べるとき、Googleで検索しますよね?

この情報の検索方法にはいろいろな検索方法があります。

  • とは検索
  • and検索
  • マイナス検索
  • 完全一致検索

これって知っている人は知っているんです。知らない人は知らないまま。この知っているか、知らないかが凄く大きな違いになります。

その他にも、Google検索で『325×26』と入力すれば電卓代わりになりますし、『563ドルは日本円で』と入力すれば今の為替レートで計算してくれます。もっと知りたい方は『google検索 便利』で調べれば色々な情報が出てきます。

結構面白かったのが、アポイント調整ツールです。

以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー

ここまでツールにする?!と驚きましたが、色々なツールを提供されているんです^^

動きの『質』を意識

3つ目は動きの『質』を意識です。

さきほどは『動き』を意識しましたが、動きの『量』と動きの『質』は別物です。
たとえば、飲みすぎた次の日や寝不足な日って明らかにパフォーマンスが落ちますよね。

あー、夜更かししちゃったぁとか、あー、飲みすぎちゃったなぁ、とか。
わたし、よくあるんです。まぁ夜が弱いので12時前には寝ないとダメですし、お酒弱いので3杯くらいが限界なんですけどね。。

行動の質を高めるには?

では、実際に行動の質を高めるにはどうしたらいいか。

ポイントは2つあります。

まず一つ目、風邪を引かないように気をつける!

こんな本があります。

一流の人は風邪をひかないそうです。言い換えると、ダウンタイムを減らすことが重要とのこと。
風邪をひいてしまうとどうしてもパフォーマンスは下がりますもんね。

風邪をひかないようにする、ざっくりポイントはこんな感じです。

  • 顔(目・鼻・口)を触らない
  • ガムや飲み物で常時喉を潤す
  • 鼻呼吸をする(口だと菌が入りやすい)
  • ワイヤーマスクを密着
  • 満員電車を回避
  • 頻繁に手洗いし、紙タオルで完全乾燥→アルコール消毒
  • よく寝ること

そして二つ目、睡眠の質を高める!

これまた一流の睡眠本があります。

こちらもざっとポイントをご紹介。睡眠の質を高めるために。

  • 睡眠は借金返済できるが貯金できない
  • 一流は眠くなくても昼寝する
  • 昼寝は30分を超えるとパフォーマンスが激減する

寝る前にすべきでないこと

  • スマホをいじる
  • テレビを見る
  • どか食いする
  • 電車の中で寝る

インプットの質を高める

インプットの質を高めることも重要です。
最近わたしが心がけていることです。

  • いい本を読む
  • いい記事を読む
  • いい講演に積極的に触れる
  • いい経験を積極的にしにいく

アウトプットを前提としてインプットすることを心がけるようになりました。

たとえば、本を読む前にアウトプットを意識してブログを書くとか(←この記事です^^)

時間帯や環境を意識する

また、時間帯や環境を意識することが重要です。
みなさんは、どの時間に何をするか意識したことありますか?

収穫逓減の法則という有名な法則があるそうです。

収穫逓減(しゅうかくていげん、英: diminishing returns)は、経済学用語であり、収穫逓減の法則とも呼ばれる。固定および可変の入力(例えば工場規模と労働者数)のある生産システムで、可変入力がある点を過ぎると、入力の増加が出力の増加に結びつかなくなっていく。逆に製品をより多く生産するのにかかるコストは増大していく。これを相対費用逓増の法則あるいは機会費用逓増の法則、限界生産力逓減の法則とも呼ぶ。表面上は完全に経済的概念だが、収穫逓減はテクノロジ的関係も暗示している。収穫逓減の法則は、企業の短期限界費用曲線が結局は増大することを示している。

収穫逓減-wikipediaより引用

なんか小難しいですが、労働や資本の投入から得られる収穫はそれらの投入量の増加に従って増えるが、その増え方は徐々に小さくなるという法則です。

もっとかんたんに言うと頑張りすぎてもだんだん効率下がってくるよねってこと。

ここでのコツは、

  • クリエイティブな仕事は午前中に集中させる
  • 起床から13時間以内に仕事を片付ける
  • 集中できる環境を知り、用意する

です。

やりたくないことをやらない

次のコツは、やりたくないことをやらないです。

よく会社やプライベートでもTo Doリストを作成している方もいらっしゃるかもしれません。いつまでにやるべしというものを優先順位をつけながら実行するのがTo Do(やるべきこと)リスト。

なら、逆に「やらないことリスト」を作ってみてはいかがでしょう?というのが提案です。

わたしの作成した「やらないことリスト」をご紹介します。

やらないことリスト
  • 満員電車に乗ること
  • ランチタイムに並ぶこと
  • 銀行に並ぶこと
  • 惰性でやっている打ち合わせに出ること

まず満員電車。これは誰もがやりたくないですよね。好き好んで満員電車に乗るひとはいないと思います。辛いし非効率極まりないですし。

では、満員電車に乗らないためにはどうすればいいか?

極端な話、通勤をやめればいいとも思いますが、そうもいかない。妥協策としては、満員電車ではない電車に乗る、在宅勤務をする、などなど考えれば色々と対応策はあると思います。わたしの場合、なるべく通勤ラッシュ時間を避けるよう早出早帰を心がけています。なかなかうまくいかないこともありますけどね^^;

また、ランチタイムに昼食を食べるために並ぶこと。これもやりたくないです。
いや、むしろ12時から同僚とご飯を食べることをやめればいいのでは?と思うこともあります。せっかくのコミュニケーションの場なので同僚とランチはしなくてはいけないという場合は、まずは1週間のうち1日は別行動をしてみたり、あえて昼食の時間をずらしてみたり。

銀行に並ぶこともランチタイムと同様の理由です。

最後に惰性でやっている打ち合わせ。いわゆる前からやっているから系です。前任者のときからやっていたからみたいな。これがなかなかやめられない。。

では、どうすればいいか?

理由をつけて打ち合わせに出ない!

急な案件があって出られません。あとで情報共有お願いします、と同僚に伝えます。

または、打ち合わせの前に今回の打ち合わせの意義(目的)やゴールを決めて時間を決めることです。プレゼン資料の体裁を整えることが趣旨なのか、資料の中身の流れを相談したいのか、はたまた何の案件の相談なのかさっぱり分からない打ち合わせだってあります。定例会なんてその一つ。

  • 本当にいまやるべきことなのか?
  • 参加メンバー全員必要なのか?
  • 打ち合わせのゴールは何か?
  • 打ち合わせの目的はメンバ全員に前もって共有されているのか?

この考え方を持っている人ってあんまり周りにいないなぁと思うんです。
別にわたしが出なくてもいい打ち合わせなんて山程あるんです。

一度も意見を言わない参加者がいる打ち合わせもあります。これって本当に非効率だと思います。打ち合わせに拘束するくらいなら、その人には別の「やるべきこと」をしてもらえば良いのです。

極端な話、『仕事』というものは誰もができるようにする、というのが大事なのかもしれませんけどね^^;

『家事』についても同様です。極力やらない!洗濯は洗濯機に、食器洗いは食洗機に、掃除はお掃除ロボットに、まかせる。そして空いた時間を自由に使う!

時短の基本は2S(整理・整頓)とお伝えしましたが、「やらない」ことで時短に繋がるんですよね。

モノを探さない←これも「やらないこと」の1つですもんね。
さきほどトヨタマインドをご紹介しましたが、『仕組みづくり』が必要だなぁと思いました。

『動き』と『働き』の違いを理解する

最後に、名言をご紹介します。

人間は『動く』のではなく『働く』べし!!

『働く』って言葉には『動く』に人偏(にんべん)がついています。
つまり『人間』をつけるべし。頭で考え、工夫し、付加価値をつける。

昨今はAIだのなんだのと仕事が失われると言われています。

しかしながら、やはり

  • 自分の頭で考え、
  • 工夫し、
  • 付加価値をつける

今後100年人生になると言われている世の中を生きていく上で、仕事したり家事したりする上でも重要だと思います。
だんだんと精神論みたいになってしまいましたが、ちょっとした意識を変えるだけで『時短』につながるのではないかと思います。

まとめ

今回は『時短』をテーマにコツ&テクをご紹介しました。
基本は整理・整頓モノ探しの時間を減らすこと

Google検索やツールなどどんどん使うことで効率化できると思います。
知っているか知らないか、この差は大きいです。
少しでも今の作業ってもっと効率化できないのかなって思うことが大切です。
わたしもまだまだ非効率なこといっぱいしてますけどね。。

あとあとの自分が「サボる」ためにコツ&テクを覚えてどんどん実践してみてください。

毎日の仕事や家事が少し楽になって、しかも時短することでみなさんの自由な時間が増えれば幸いです♪

興味のある方はぜひぜひ読んでみてください^^




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