毎週の作業をAIで短くする方法｜週報で試した、使い回せる頼み方と、メモにないことを足させないコツ

「毎週金曜に同じような週報を書いている。この作業、AIで短くできないかな」

この記事は、毎週・毎月の決まった作業を、AIで短くしたい人のための記事です。

先に結論です。

• まず、作業を手順に分けて、AIに任せる手順と、自分で確かめる手順を決めます。AIに分けてもらうこともできます
• 毎週使う頼み方を1つ作ります。形式と「メモにないことは書かない」「確かめる所は【要確認】」を入れます
• 何も決めずに頼むと、ChatGPTはメモにない「うち2件は対応済み」を足しました。決まりを入れると、2週分とも足しませんでした

2026年11月1日に、架空の作業メモから週報を作る作業で試しました。

作業を手順に分ける

最初に、作業そのものをAIに分けてもらいました。

毎週【金曜日】に、【1週間の作業メモから週報を作って】います。この作業を手順に分けて、AIに任せられる手順と、自分で確かめる手順に分けてください。短くお願いします。

ChatGPTは8つの手順に分けました。

担当	手順
AI	メモを「やったこと・課題・来週の予定」に分ける、重複を整理する、文章に整える
自分	メモを集める、数字・名前・期限を確かめる、伝えるべきことが抜けていないか見る、提出する

「整理・要約・文章化はAI、事実確認・重要度判断・提出判断は自分」とまとめていました。どの作業をAIに任せるかの考え方は、AIにどこまで任せていい？でも試しています。

何も決めずに頼むと、メモにないことが入った

1週目のメモをそのまま渡して、「次のメモから週報を作ってください」とだけ頼みました。メモはこうです。

• 見積書3件つくった（うち1件は来週月曜に送る）
• 請求書を2社に送った
• 会議室の予約ルールが来月から変わるらしい（まだ正式じゃない）
• 来週：年末の在庫確認の準備
• 印刷機が2回止まった。総務に連絡済み

できた週報は読みやすい文章でしたが、メモにないことが2つ入っていました。

• 見積書について「うち2件は対応済み」と書いた。メモには、残りの2件をどうしたかは書いていません
• 会議室のルールについて「正式な案内を確認後、必要に応じて対応します」と、予定を足した

週報は人に出すものなので、していないことを「した」と書くと困ります。

毎週使う頼み方を1つ作る

次の頼み方に変えました。【　】の中を、自分の週報の形に書き換えて使ってください。

次のメモから週報を作ってください。形式：【①今週やったこと ②来週やること ③困っていること・共有】。それぞれ箇条書きで。メモにないことは書かないでください。確かめる必要がある所は【要確認】と書いてください。メモ：【1週間のメモ】

1週目のメモでは、メモにない内容を足さず、会議室のルールの所に【要確認】をつけました。印刷機の件が2つの欄に入っていたので、そこは自分で1つにまとめます。

同じ頼み方で、2週目のメモも試しました。形式は同じで、足した内容もありませんでした。2週目のメモには困りごとが書いていなかったので、③の欄は「【要確認】困っていること・共有事項の記載なし」となり、作り話をしませんでした。

頼み方は、すぐ使える所に置く

毎週同じ頼み方を使うなら、探さずに使える所に置いておきます。

• ChatGPTのプロジェクトに、指示として入れておく。使い方はChatGPTのプロジェクトの使い方にまとめています
• 形式の決まりだけなら、カスタム指示に入れる方法もあります。何を書くかはChatGPTのカスタム指示に何を書く？で試しています

ただし、会社の名前や取引先の情報は、メモに入れる前に会社のルールを確かめます。入れてはいけない情報は生成AIに入れてはいけない情報にまとめています。

よくある質問

Q. どのくらい時間が短くなりますか？

A. 今回は時間を測っていません。週報の下書きはAIに任せられますが、確かめと直しは、自分でする時間として残ります。

Q. 週報以外の作業でも使えますか？

A. 今回試したのは週報だけです。「作業を手順に分ける」頼み方は、【　】の中を書き換えれば、ほかの決まった作業にも同じ形で頼めます。

毎週の作業は、手順に分けて任せる所を決め、使い回せる頼み方を1つ作ります。「メモにないことは書かない」と「【要確認】」を入れておくと、確かめる所が見つけやすくなります。

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